Politique de conformité
1. INTRODUCTION
Réaliser et rester conformité, signifie se conformer aux lois, normes, réglementations, décrets, politiques, procédures et autres dispositions internes ou externes (organismes fédéraux, pays, marchés, clients, fournisseurs et autres tiers), atteindre l'éthique, la morale, l'honnêteté, la transparence, de manière de manière stratégique, en garantissant les moyens nécessaires à la bonne gestion des risques auxquels l'entreprise est exposée.
Miracema-Nuodex dont le siège est à Campinas, São Paulo, l'industrie chimique, compte tenu de ses relations avec les organismes publics, avec les organisations d'économie mixte et, éventuellement, avec les organismes et institutions fondés et réglementés par la législation internationale, s'engage à répondre aux exigences des lois anti-corruption. et réglementations applicables à votre entreprise :
- Loi anti-corruption 12 846/13 et ses amendements ;
- Décret n° 8 420/15 ;
- Ordonnances CGU, livrets de conformité et toute autre disposition, et, le cas échéant, se conformer également au US Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) et au UK Bribery Act (UK Bribery Act UKBA), aux lois liées au blanchiment d'argent, aux conflits d'intérêts. et les bonnes pratiques de conformité et de lutte contre la corruption adoptées par le marché.
Le non-respect des exigences, lorsqu'il est identifié et étudié, caractérise une faute et génère des conséquences dans les relations avec les parties prenantes de l'entreprise : gouvernement, client, partenaires, société, employés, partenaires commerciaux.
2. OBJECTIF
Ce document vise à réitérer l'engagement de Miracema-Nuodex à remplir ses fonctions de manière honnête et transparente et dans le plein respect de la législation anti-corruption et anti-corruption applicable, en aidant toutes les personnes impliquées dans l'identification des situations à risque possibles et des formes d'action.
En outre, il fournit des lignes directrices générales pour le domaine de la conformité, en mettant l'accent sur la garantie du respect de la législation, des normes, des politiques, des procédures et d'autres dispositions, en promouvant la culture et la pratique de la conformité, en plus de préserver la bonne image et la réputation de l'entreprise. .
3. PORTÉE ET APPLICATION
Cette politique s'applique à l'ensemble de l'entreprise et aux parties intéressées : partenaires, siège social de Miracema-Nuodex, zone de conformité, communautés, clients, fournisseurs et tout tiers qui fait affaire avec l'entreprise ou agit en son nom.
4. COMPÉTENCES
Le service Conformité a un accès direct et immédiat à la haute direction, si des préoccupations doivent être soulevées en matière de conformité et de lutte contre la corruption, et dirige également le comité d'éthique, garantissant que le processus décisionnel est exempt de conflits d'intérêts réels ou potentiels. intérêt. . En cas de problème de conformité ou de lutte contre la corruption impliquant la haute direction, le service Conformité est chargé de convoquer une réunion avec la direction pour expliquer la situation et rechercher les conseils et le soutien nécessaires pour résoudre le problème.
L’objectif du domaine Compliance est d’agir pour :
- Prévenir – Répertorier et prévenir les situations pouvant entraîner des risques et prendre des mesures pour les atténuer, en plus de définir des plans d'urgence ;
- Détecter – Surveiller et contrôler pour réduire les opportunités d’actes illicites ;
- Pour corriger – Il n'y a aucune tolérance pour les écarts par rapport aux valeurs Miracema-Nuodex, quel que soit le niveau hiérarchique concerné.
5. DÉFINITIONS
Ce qui peut être considéré comme un acte de pot-de-vin et de corruption :
- Pot-de-vin:
- Promettre, offrir ou donner, directement ou indirectement, tout avantage indu à l'agent public ou à la personne physique et au tiers qui lui est lié (à l'exception des cadeaux institutionnels de valeur non commerciale) pour encourager et/ou garantir de meilleures conditions, avantages ou facilitations, concernant la passation de contrats d'affaires intéressant Miracema-Nuodex et ses filiales (quand et si celles-ci sont établies) ;
- Effectuer tout paiement de frais supplémentaires pour accélérer les démarches courantes de l'agent public, du particulier ou de son intermédiaire ;
- Financer ou subventionner de quelque manière que ce soit la pratique d'actes illicites contre l'administration publique ou contre l'ordre économique ;
- Corruption¹ :
- Toute faute dont le but est d'obtenir un avantage pour soi ou pour autrui, en échange d'argent, de biens ou de faveurs, afin d'agir en dehors des lois, des mœurs et des coutumes.
- Toute faute dont le but est d'obtenir un avantage pour soi ou pour autrui, en échange d'argent, de biens ou de faveurs, afin d'agir en dehors des lois, des mœurs et des coutumes.
¹ CORRUPTION PASSIVE : Demander ou recevoir, pour soi ou autrui, directement ou indirectement, même en dehors du rôle ou avant de l'assumer, mais à cause de celui-ci, un avantage indu, ou accepter la promesse d'un tel avantage.
CORRUPTION ACTIVE : Offrir ou promettre un avantage indu à un agent public, pour l'encourager à accomplir, omettre ou retarder un acte officiel.
6. DIRECTIVES GÉNÉRALES
a) Toutes les actions doivent être basées sur les valeurs inaliénables de Miracema-Nuodex ;
b) Le leadership doit pratiquer et enseigner par l'exemple, en encourageant les parties intéressées qui interagissent avec Miracema-Nuodex à maintenir leur intégrité, en cherchant toujours à assurer la bonne réputation de l'entreprise et de ses collaborateurs ;
c) Identifier et atténuer les menaces et les risques présents dans l'entreprise, avec évaluation et gestion de leurs impacts respectifs ;
d) Veiller au respect du Code d'éthique et de conduite en ce qui concerne : la légitimation, la diffusion, le traitement, la résolution des signalements et l'amélioration des processus ;
e) Soutien à la préparation et à la diffusion de politiques commerciales (directives), intégrant des directives de conformité et contrôlant leur respect ;
f) Soutenir le respect des exigences légales, chez les tiers et dans Miracema-Nuodex lui-même ;
g) Développer des programmes de renforcement des capacités et de formation pour promouvoir le respect des règles et lutter contre la corruption ;
h) Fournir et conseiller les dirigeants et les partenaires sur les connaissances et les outils qui favorisent et consolident la mise en œuvre de la conformité, en les faisant se sentir co-participants et coresponsables ;
i) Évaluer l'intégrité des partenaires commerciaux, afin d'atténuer les risques de non-conformité, y compris ceux liés à la corruption ;
j) Effectuer une surveillance continue du programme de conformité afin d'évaluer les contrôles internes et préparer un plan de recommandations;
k) Encourager les signalements effectués de bonne foi, lorsque les parties intéressées ont connaissance de toute situation potentielle ou réelle de fraude ou de corruption, de non-respect du Code d'éthique et de conduite ou de tout écart de comportement, via le canal de signalement Miracema - Nuodex ;
l) Surveiller l'instruction des signalements et l'application des mesures disciplinaires définies par le Comité d'Éthique et, en cas de tiers, les sanctions prévues au contrat ;
m) Ne pas recourir au travail des enfants et lutter contre toutes les formes d'esclavage moderne, y compris l'élimination du travail trafiqué, forcé, esclave et involontaire en prison ;
n) Ne tolérer aucun traitement inhumain envers les employés, y compris toute forme d'abus physique, sexuel ou verbal, de harcèlement ou toute autre forme d'intimidation, y compris la menace d'abus ;
o) Éliminer toutes les formes de discrimination illégale ou injuste. Cela inclut la discrimination en matière de recrutement, de rémunération, d'accès à la formation, de promotion, de licenciement ou de retraite, fondée sur la race, la caste, l'origine nationale, la religion, l'âge, le handicap, le sexe, l'état civil, l'orientation sexuelle, l'appartenance syndicale ou l'affiliation politique, ou fondée sur sur la situation réelle ou perçue en matière de maladies contagieuses.
6.1. ANTI-CORRUPTION ET CORRUPTION
Miracema-Nuodex s'efforce d'améliorer continuellement ses processus et, en surveillant les pratiques adoptées, vérifie et s'assure que le respect des exigences légales est respecté. Pour les fins de cette politique, l'organisme détermine que tous ceux à qui elle s'adresse doivent :
- Refuser de participer à toute activité qui présente un risque de corruption ou de pots-de-vin, y compris en informant de l'engagement envers cette politique et le Code d'éthique et de conduite de Miracema-Nuodex ;
- Signalez le fait immédiatement via le canal de signalement Miracema-Nuodex pour action, comme indiqué dans le Code d'éthique et de conduite de l'entreprise.
De plus, Miracema-Nuodex ne tolère pas les représailles, la discrimination ou les mesures disciplinaires (par exemple, menaces, isolement, rétrogradation, empêchement de promotion, transfert, licenciement, harcèlement, victimisation ou autres formes d'intimidation) à l'encontre du plaignant.
6.2. RELATION AVEC LE POUVOIR PUBLIC
Miracema-Nuodex respecte la législation en vigueur et valorise une relation honnête et transparente avec les autorités publiques, ne tolérant et n'interdisant aucun acte de corruption et de pots-de-vin commis par ses employés ou parties intéressées. Par conséquent, il est interdit par Miracema-Nuodex, ou en son nom, de promettre, d'offrir ou de donner, directement ou indirectement, un avantage indu à un agent public ou à tout tiers qui lui est lié.
Les employés doivent communiquer formellement à l'entreprise, pour évaluer les éventuelles implications de conflit d'intérêts, leurs relations familiales avec des agents publics ayant un pouvoir de décision dans le cadre des affaires et des opérations avec les organismes et entités gouvernementaux.
Occasionnellement, la tenue de rencontres avec l'agent public peut être nécessaire. Il est conseillé à la participation de l'organisation d'avoir lieu :
- Avec la présence de plus d'un représentant agissant en votre nom ;
- Avoir lieu pendant les heures de bureau, au siège de l'entreprise, dans les bureaux officiels ou à l'adresse des succursales (quand et si celles-ci sont établies), lorsque cela est nécessaire.
6.3. OFFRES
Durant le processus d'appel d'offres, Miracema-Nuodex peut avoir davantage de contacts avec l'agent public et, par conséquent, celui-ci doit être mené dans le strict respect des principes éthiques et des lois, étant interdit:
- Fraude au caractère concurrentiel d'une procédure d'appel d'offres public, manipulant, empêchant ou obtenant un avantage indu ;
- Chasser les concurrents par la fraude ou en offrant des avantages de toute nature ;
- Créer frauduleusement une personne morale pour participer aux appels d'offres ;
- Obtenir un avantage indu des modifications ou des prolongations des contrats signés avec l'administration publique, sans autorisation légale ;
- Manipuler ou frauder l'équilibre économico-financier des contrats signés avec l'administration publique ;
- Participer à toutes négociations avec les responsables de l'évaluation des offres et du dossier d'appel d'offres.
6.4. RELATION AVEC LE SECTEUR PRIVÉ
Dans toutes les relations avec le secteur privé, Miracema-Nuodex renforce la nécessité de se conformer à ses politiques et règles de conduite pour garantir l'intégrité des relations avec les tiers.
De la même manière que dans les relations avec les pouvoirs publics, les salariés et les parties intéressées doivent agir avec intégrité dans les négociations, en respectant les principes de libre concurrence et se conformer à ces lignes directrices ainsi qu'à ce qui est énoncé dans CEC.01 – le Code d'éthique et de conduite de l'entreprise.
L'organisation a une position inflexible concernant les actes liés à la corruption, aux pots-de-vin et aux conflits d'intérêts, et ne soutient aucun acte commis qui serait contraire à ses valeurs, aux lois internes et externes.
6.5. CONCURRENCE LOYALE
Miracema-Nuodex respecte ses concurrents et ne réalise pas d'actions qui pourraient être interprétées comme anticoncurrentielles, et il est interdit :
- Limiter, fausser ou nuire à la libre concurrence ou à l’initiative
- Augmenter arbitrairement les bénéfices ;
- Exercer abusivement une position dominante sur le marché, commettant une violation de l'ordre économique.
6.6. TRANSACTIONS AVEC DES TIERS
Les parties intéressées, autorisées par procuration à agir au nom de Miracema-Nuodex, devant les agents/organismes publics, par exemple les répartiteurs, les avocats et les consultants, doivent suivre les lignes directrices de cette politique, en agissant toujours conformément à la législation locale et en respectant les normes d’intégrité compatibles avec celles de l’entreprise.
Il est interdit aux employés et aux tiers de payer, d'offrir, d'accepter ou de demander des pots-de-vin au nom de l'organisation ou lorsqu'ils agissent dans son intérêt..
Avant de conclure un partenariat avec un tiers, la société évalue les aspects d'intégrité, financiers, juridiques, opérationnels et autres liés au partenaire potentiel afin d'atténuer les risques lors de la conclusion de partenariats.
6.7. CONFLIT D'INTÉRÊTS
Dans les relations avec des tiers, Miracema-Nuodex, comme indiqué dans son CEC.01 – Code d'éthique et de conduite, ne respecte pas les pratiques en matière de conflits d'intérêts et prévoit donc dans l'instrument susmentionné la responsabilité de ses employés, de compléter DT .01 – Déclaration de transparence pour clarifier les relations que ses employés entretiennent avec les autorités publiques et avec les tiers (parties intéressées) de l'entreprise.
Il n'est pas permis aux employés et/ou partenaires de l'entreprise d'utiliser leur position ou position pour obtenir pour eux-mêmes un avantage illicite, direct ou indirect, en conflit avec les intérêts de l'organisation. Ainsi que:
- Utiliser des informations confidentielles pour obtenir des avantages personnels ;
- Accepter des divertissements, des voyages, des cadeaux ou des avantages de la part de tiers qui agissent, représentent ou souhaitent faire affaire avec la société ;
- Réaliser des activités externes pouvant affecter les activités développées pour Miracema-Nuodex ;
- Avoir un intérêt personnel qui interfère avec l'évaluation d'une entreprise intéressant Miracema-Nuodex ;
- Embaucher un prestataire de services ami ou membre de la famille, en dehors des conditions pratiquées sur le marché par des tiers ayant la capacité technique correspondante ;
- Entretenir des relations commerciales privées avec des représentants, des agents ainsi que des prestataires de services/sous-traitants et des fournisseurs, dans lesquelles vous pourrez obtenir des privilèges en raison de vos responsabilités au sein de l'organisation.
6.8. RÈGLES DE PAIEMENT ET DE RÉCEPTION
Les salariés ou les parties intéressées de la société ne peuvent effectuer, autoriser, accepter ou recevoir, directement ou indirectement, aucun paiement, y compris les paiements de facilitation.², avantage bon ou indu, quelle que soit sa valeur, en tant qu'incitation indue à approuver, obtenir/conserver un marché ou autrement, obtenir/accorder un avantage commercial indu à l'entreprise.
Si l'employé ou les parties intéressées font l'objet d'une demande, d'une demande ou d'une exigence, que ce soit directement de la part d'un agent public ou privé, ou indirectement par l'intermédiaire d'un tiers ou d'un intermédiaire, ils doivent :
- Le rejeter, notamment en informant de l'engagement envers cette politique et le Code d'éthique et de conduite de l'organisation ;
- Signalez le fait immédiatement via le canal de signalement pour action, comme indiqué dans le Code d'éthique et de conduite.
• Les paiements effectués par Miracema-Nuodex doivent :
- Refléter la valeur du service rendu ou du produit acheté, décrit dans un contrat ou une proposition commerciale, approuvé par le responsable et conforme à la documentation justifiant les livraisons effectuées à l'entreprise ;
- Si les dépenses sont remboursées, elles doivent être accompagnées du reçu correspondant, en respectant la politique spécifique à cet effet ;
- Être enregistré dans le système et effectué par virement électronique ou bulletin bancaire enregistré sur le compte bancaire¹ précisé dans le dossier d'enregistrement du fournisseur/prestataire.
• Aucun paiement ne doit être effectué :
- En espèces ou par titres au porteur ;
- La personne autre que la personne embauchée.
- Toutes les opérations de paiement ou de réception doivent être enregistrées de manière complète, précise et détaillée. Miracema-Nuodex se conforme et respecte les lois et réglementations applicables, en conservant tous les enregistrements et rapports de manière appropriée et conforme. L’objectif de ces dispositions est d’empêcher les entreprises de dissimuler les pots-de-vin versés et de lutter contre les pratiques comptables frauduleuses.
²Le paiement de facilitation est l'expression attribuée à un paiement illégal ou non officiel, effectué en échange de services que le payeur aurait légalement le droit de recevoir sans effectuer ce paiement. Généralement, elle est réalisée pour assurer ou accélérer un processus.
6.9. CADEAUX ET CADEAUX
Il est interdit d'offrir ou d'accepter des cadeaux, cadeaux et tout autre avantage ou avantage, économique ou autre, a/d'agents publics, fournisseurs et autres, dans le but de provoquer, chez le destinataire, une action qui pourrait être considérée comme inappropriée dans le cadre de son travail ou comme forme de récompense, pour un comportement qui pourrait être considéré comme inapproprié.
Les cadeaux qui peuvent être offerts ou acceptés par les salariés de l'entreprise sont institutionnels, de valeur non commerciale, tels que des stylos, des cahiers, des agendas, des porte-clés, entre autres, contenant le logo de l'entreprise.
6.10. DIVERTISSEMENT ET HOSPITALITÉ
Les dépenses liées aux événements commerciaux (qu'il s'agisse d'événements Miracema-Nuodex ou d'événements fournisseurs/prestataires de services) ne doivent pas être excessives ou entreprises dans l'intention d'influencer les décisions. Les frais de repas, de déplacement, d'hébergement ou de divertissement ne peuvent être proposés/acceptés que si :
- Ils sont liés à l’entreprise et/ou résultent d’une réunion d’affaires ;
- Le montant est compatible avec les règles de remboursement de l'entreprise ;
- Ils sont approuvés par le responsable de zone, et par le domaine Gouvernance, Risques et Conformité (GRC), lors de sa création.
Le paiement de ces dépenses aux conjoints, agents publics et/ou tiers non liés à l’entreprise est interdit.
6.11. DONS ET PARRAINAGES POLITIQUES, PHILANTHROPIQUES
Les dons politiques ne sont pas autorisés.
Les parrainages et les dons philanthropiques, lorsqu'ils surviennent, doivent être évalués par le Conseil d'administration soutenu par le domaine Gouvernance, Risque et Conformité (GRC), lors de sa création, conformément aux politiques, normes et procédures internes existantes, toujours de manière transparente et conformément aux lois établies.
- Avant la réalisation de parrainages et de dons, le domaine Gouvernance, Risque et Conformité (GRC), une fois établi, doit être impliqué pour procéder à l'évaluation par un tiers et identifier les risques du don envisagé. S'il est impossible de le faire dans la zone en question, demander une évaluation des risques au cabinet de conseil engagé ;
- Les parrainages et les dons doivent être transparents, faire l'objet d'un enregistrement formel et ne jamais impliquer de paiements en espèces ou sur des comptes privés de particuliers ;
- Les dons de biens, de marchandises et de services peuvent être effectués pour soutenir des causes philanthropiques, sans attente ni acceptation d'un avantage concurrentiel en retour et dans le respect de la législation en vigueur ;
- Les parrainages et dons à des entités philanthropiques ne doivent être réalisés qu'avec l'approbation spécifique du conseil d'administration de Miracema-Nuodex et doivent être enregistrés comptablement et financièrement, conformément à la législation en vigueur et au règlement intérieur de l'entreprise.
7. RAPPORTS
Miracema-Nuodex ne tolère aucune violation des lignes directrices établies dans cette politique, que ce soit par ses actionnaires, employés ou parties intéressées.
Par conséquent, quiconque identifie une irrégularité ou une situation potentielle ou réelle de fraude ou de corruption, de la part d'un partenaire, de collaborateurs ou d'intéressés, ne peut l'omettre et a l'obligation de porter l'affaire à la connaissance du Comité d'Éthique, à travers du canal de signalement, et le signalement peut être effectué de manière anonyme ou identifié, dans les canaux suivants :
Site web: https://www.contatoseguro.com.br/miracema_nuodex
Centre d'appels : 0800-810-8237
La gestion et la confidentialité des réclamations sont assurées par une société spécialisée. Les rapports reçus seront évalués et, si nécessaire, une enquête appropriée sera menée.
Miracema-Nuodex n'autorise aucune représailles contre un lanceur d'alerte qui, de bonne foi, signale une conduite contraire aux lignes directrices établies dans la présente politique et dans le CEC.01- Code d'éthique et de conduite.
8. MESURES DISCIPLINAIRES
Les mesures disciplinaires pour les actes de violation de cette politique, lorsqu'elles sont appliquées par Miracema-Nuodex, sont prévues à l'article 17 du Code d'éthique et de conduite de l'entreprise.
Si l'entreprise découvre qu'il y a eu une violation d'une loi, l'affaire peut être signalée aux autorités compétentes, ce qui peut entraîner des sanctions, des amendes, des peines d'emprisonnement ou d'autres formes de responsabilité.
9. PÉRIODICITÉ DE RÉVISION
Ce document sera soumis à des modifications périodiques et devra être révisé au moins une fois tous les deux ans et/ou au fur et à mesure des changements dans la réglementation et/ou la législation applicable, ou dans la description et par sa propre prérogative, afin qu'il soit conforme. avec CEC-01 – Code d’éthique et de conduite, avec d’autres politiques, réglementations, normes et autres lignes directrices fournies par Miracema-Nuodex en interne.
Le processus de révision doit être mené par la personne responsable de la tenue du document en collaboration avec les représentants des équipes de travail de l'entreprise.
Cette politique entre en vigueur à compter du 01/08/2024.
MIRACEMA-NUODEX